Hromadný export správ

Správy je možné z GovBox PRO hromadne exportovať.

Postup hromadného exportu

1. Otvorte správy na exportovanie
   Používateľ otvorí zoznam správ, ktoré chce exportovať, buď cez tlačidlo “Všetky správy” alebo cez niektorý z filtrov, resp. štítkov

2. Označte správy
   Zaškrtnutím označí správy, ktoré chce exportovať

3. Vyberte hromadnú akciu
   Klikne na tlačidlo “Hromadné akcie” a zvolí možnosť “Exportovať”

   

4. Nastavte export
   Po otvorení okna s nastaveniami exportu si zvolíte, čo chcete exportovať:

   • sumár alebo iba samotné správy
   • dokumenty aj v PDF formáte
   • všetky správy z vybraných vlákien alebo iba určitý typ formulára (platí pre FS podania) alebo typy správ, ktoré sa majú exportovať (napr. iba potvrdenky)

   Môžete si určiť formát názvov výsledných súborov a priečinkov. Napríklad pre podania a potvrdenky je možné nastaviť odlišný formát.

   Ak chcete exportovať potvrdenky, aj odoslané podania a Váš želaný formát pomenovania by bol povedzme:

   • pre podania napr. Firma XY/Firma XY_SVDPH_092025
   • pre potvrdenky napr. : Firma XY/Firma XY_SVDPH_092025_potvrdenie

   Je potrebné, aby ste zvolili nasledovné nastavenia:

   • Exportovať správy
   • Exportovať aj PDF
   • Všetky správy
     • vyplniť želaný formát (napr. podľa ukážky nižšie)
   • ED.DeliveryReport (to je označenie pre potvrdenku)
     • pri potvrdenke vyplniť želaný formát (napr. podľa ukážky nižšie)

   Všetky možnosti, aké premenné sa dajú použiť uvidíte v GovBox PRO

   

5. Uložte nastavenia a spustite export
   Používateľ uloži nastavenia a stlačí tlačidlo “Exportovať”. Export sa začne vytvárať a v závislosti od počtu správ a zvolených nastavení môže chvíľu trvať

6. Stiahnite si export
   Po dokončení spracovania Vás systém upozorní. Link na stiahnutie nájdete vo Vašich Notifikáciách. Odkaz na notifikácie nájdete v pravom hornom rohu po kliknutí na používateľa

   

Obsah exportu

Export môže obsahovať sumár správ, dokumenty v originálnom formáte a PDF vizualizácie dokumentov z vybraných správ

Sumár

Sumár je excel dokument (formát .xlsx) so zoznamom všetkých správ v exportovaných vláknach. Slúži ako prehľad toho, koľko akých správ bolo do elektronických schránok doručených, resp. z nich odoslaných. Sumár obsahuje ku každej exportovanej správe základné údaje ako je DIČ alebo IČO a názov daného subjektu, kedy bola daná správa doručená, identifikátory danej správy, jej stav, typ, štítky, ktorými bola správa v GovBox PRO označená, atď.

Vďaka tomu, že sa jedná o tabuľku je možné s ňou jednoducho ďalej pracovať, filtrovať potrebné údaje, skryť nepotrebné stĺpce a mnoho iného podľa vlastných potrieb.

PDF vizualizácie dokumentov

Ak chcete mať dokumenty lepšie čitateľné alebo pripravené na tlač, môžete ich pri exporte automaticky previesť do formátu PDF. GovBox PRO k vybraným dokumentom vytvorí aj PDF verziu, ktorá je vhodná na čítanie a tlač. Táto PDF verzia neobsahuje elektronické podpisy.

Originálne dokumenty

Export vždy obsahuje dokumenty zo zvolených správ v originálnom formáte, väčšinou v ASiC-E formáte, ktoré obsahujú aj podpisy odosielateľov a sú právne záväzné.

Štruktúra exportu

Štruktúru exportu a spôsob pomenovania súborov i priečinkov máte plne vo svojej réžii. V nastaveniach exportu uvediete štruktúru, v ktorej môžete použiť premenné. Pri každej správe tieto premenné budú nahradené hodnotou, kt. zodpovedá danej správe. Zoznam podporovaných premenných si môžete pozrieť v nastaveniach exportu.
V šablóne môžete používať premenné, ale aj priamo hodnoty, napr. pevne stanoviť, že potvrdenia budú vždy pomenované ako potvrdenia.
Lomka / funguje ako „vstup do ďalšieho priečinka“. Čím viac lomiek použijete, tým hlbšie budú súbory uložené. Príklad:
{{ schranka.oficialny_nazov }}/Dokumenty/{{ vlakno.obdobie }}/potvrdenie
znamená, že súbor s názvom potvrdenie bude uložený v priečinku podľa obdobia podania, ktorý je v priečinku Dokumenty a ten je uložený v priečinku s oficiálnym názvom schránky.

Príklady nastavenia šablóny

Príklad 1 FS agenda

Export podaní s originál názvom súboru a export potvrdení so špeciálnym pomenovaním, ak požadujete, aby:

• dokumenty boli uložené v priečinku s názvom daného subjektu, kt. sa týka,
• v názve každého súboru bolo uvedené, o aký typ podania sa jedná,
• odoslané podania boli uložené s originál názvom súboru,
• potvrdenia boli pomenované ako potvrdenia.

Ukážka výslednej štruktúry dokumentov

Príklad 2 FS agenda

Export podaní s originál názvom súboru a export potvrdení so špeciálnym pomenovaním, ak požadujete, aby:

• dokumenty boli uložené v priečinku s názvom daného subjektu, kt. sa týka,
• v priečinku daného subjektu boli podania zatriedené do ďalších priečinkov podľa obdobia podania,
• v názve každého súboru bolo uvedené, o aký typ podania sa jedná,
• odoslané podania boli uložené s originál názvom súboru,
• potvrdenia boli pomenované ako potvrdenia.

Ukážka výslednej štruktúry dokumentov

Príklad 3 FS agenda

Export iba potvrdení (bez odoslaných podaní).
Pozn.: označenie pre potvrdenia z FS je ED.DeliveryReport.
Ak požadujete, aby:

• dokumenty boli uložené v priečinku s názvom daného subjektu, kt. sa týka,
• v názve každého súboru bolo uvedené, o aký typ podania sa jedná,
• potvrdenia boli pomenované ako potvrdenia.

Ukážka výslednej štruktúry dokumentov

Príklad 4 FS agenda

Export podaní a potvrdení so špeciálnym pomenovaním, ak požadujete, aby:

• dokumenty boli uložené v jednom priečinku,
• v názve každého súboru bolo uvedené, o aký typ podania sa jedná, za aké obdobie a názov daného subjektu,
• potvrdenia obsahovali navyše v názve prijatie.

Ukážka výslednej štruktúry dokumentov

Príklad 5 slovensko-sk agenda

Export iba odoslaných podaní spolu s prílohami. Pozn.: označenie pre podania je EGOV_APPLICATION.
Ak požadujete, aby:

• dokumenty boli uložené v priečinku s názvom daného subjektu, kt. sa týka,
• v priečinku daného subjektu boli podania zatriedené do ďalších priečinkov podľa dátumu doručenia,
• odoslané podania boli uložené s pôvodným názvom.

Ukážka výslednej štruktúry dokumentov